Klauzula informacyjna dla osób reprezentujących (pracownicy, współpracownicy) kontrahentów oraz dostawców

Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest HANIMAT Sp. z o.o., ul. Nowa 3, 84-123 Rekowo Górne

Cele przetwarzania, podstawy prawne

Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

1. Wykonania działań koniecznych do realizacji umowy na podstawie:
   1. art. 6 ust. 1 lit. f RODO* (przetwarzanie danych jest niezbędne celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na wykonaniu niezbędnych czynności zmierzających do prawidłowej realizacji umowy).
2. Prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej na podstawie:
   1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO* (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) i w związku z przepisami takimi jak ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz ogółem przepisów regulujących zasady powstawania, ustalania oraz wygasania zobowiązań podatkowych jak i innych przepisów dotyczących podatków.
3. Obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń na podstawie:
   1. art. 6 ust. 1 lit. f RODO* (przetwarzanie jest niezbędne celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na dbaniu o swoje interesy).
4. Zgłaszanie oraz rozpatrywanie reklamacji, ewentualnych skarg czy pozostałych wniosków dotyczących współpracy na podstawie:
   1. art. 6 ust. 1 lit. f RODO* (przetwarzanie jest niezbędne celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na dbaniu o właściwą realizację umowy i jakość świadczonych usług czy dostarczanych produktów w ramach współpracy).
5. Ściągania należności na podstawie:
   1. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO* (przetwarzanie jest niezbędne celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów administratora polegających na dbaniu o finanse firmy).

Odbiorcy danych

Będziemy przekazywać (w odpowiednich sytuacjach powierzać) dane osobowe dostawcom usług pocztowych, dostawcom usług kurierskich, dostawcom usług i wszelkiego oprogramowania IT wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem, dostawcom usług w zakresie hostingu poczty elektronicznej, dostawcom usług prawnych.

Czas przetwarzania

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez następujący okres:

1. w celu wykonania działań koniecznych do realizacji umowy – do czasu zakończenia umowy lub wniesienia skutecznego sprzeciwu,
2. w celu prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej- 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym powstał obowiązek podatkowy,
3. w celu obrony przed roszczeniami i dochodzeniem roszczeń- 6 lat od zakończenia umowy,
4. w celu rozpatrywania i zgłaszania reklamacji, ewentualnych skarg- 1 rok od doręczenia przedmiotowego zgłoszenia,
5. w celu ściągania należności- do momentu pełnego rozliczenia płatności.

Twoje prawa

Informujemy, że przysługują Państwu następujące prawa wynikające z RODO*:

• prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych,
• prawo żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych- w przypadku danych przetwarzanych w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO*,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże konieczne w celu zawarcia oraz realizacji postanowień umowy. W przypadku nie podania danych osobowych nie będzie możliwe wypełnienie powyższych celów tj. nawiązania współpracy, podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy oraz zawarcia i wykonania umowy.

* Mowa o: Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE